Tilgan ist eine Software, mit der unternehmerische Kunden ihre eigenen Eingangsrechnungen selbst verarbeiten. Der Kunde bedient die Anwendung; Tilgan erbringt keine Buchhaltungs-, Bilanzierungs- oder Steuerberatungsleistungen und bietet solche auch nicht an. Der Funktionsumfang umfasst:
1. Belegerfassung: Hochladen von PDF-Rechnungen oder Empfang über eine eigene Weiterleitungsadresse; KI-gestützte Extraktion der Rechnungsdaten (Lieferant, Betrag, Umsatzsteuer, Fälligkeit, Steuercode). 2. Freigabe-Workflow: konfigurierbare Prüf- und Freigabeschritte. Die finale Freigabe trifft ein Mensch. Davon ausgenommen sind zwei Fälle, in denen der Kunde selbst eine automatische Freigabe eingeschaltet hat: die wiederkehrende Freigabe je Lieferant für betragsgleiche Folgebelege, und das sofortige Freigeben eines bereits bezahlten Belegs aus der Kamera. Beide sind standardmäßig ausgeschaltet und greifen nur bei beanstandungsfreier Lesung. Hat der Kunde eine Betragsgrenze für die Vier-Augen-Prüfung gesetzt, greifen sie zusätzlich nur unterhalb dieser Grenze; ohne gesetzte Grenze gibt es keine betragsmäßige Beschränkung. 3. Skonto: Erkennung möglicher Skontofristen und unverbindlicher Vorschlag eines Zahlungszeitpunkts; eine Optimierung oder ein wirtschaftlicher Vorteil wird nicht zugesichert. 4. Zahlung: Erzeugung von SEPA-Überweisungsdateien (pain.001) zum Import ins Online-Banking. Tilgan führt selbst keine Zahlungen aus. Vor dem Herunterladen zeigt die Anwendung eine Vorschau der Datei mit Gesamtsumme, Anzahl der Zahlungen, Empfängerliste und einer eindeutigen Datei-ID (MsgId). Bitte gleichen Sie Summe und Anzahl vor dem Import mit Ihrer freigegebenen Liste ab; ein doppelter Import derselben Datei wird von den meisten Banken anhand der MsgId abgelehnt. 5. Export: Übergabe der Buchungsdaten an die Buchhaltung bzw. den Steuerberater (BMD- und CSV-Format).
Service-Level und Support: Tilgan bietet Support nach besten Kräften (best effort) über E-Mail (contact@tilgan.com). Es wird kein zugesichertes Service-Level, keine garantierte Verfügbarkeit und keine garantierte Reaktions- oder Wiederherstellungszeit geschuldet. Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten können jederzeit, nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten, durchgeführt werden und zu vorübergehenden Einschränkungen oder Unterbrechungen führen.
Weiterentwicklung: Die Anwendung wird laufend weiterentwickelt. Der Funktionsumfang kann sich ändern; wesentliche Einschränkungen teilt Tilgan in angemessener Frist mit.
Grenzen der Leistung: Tilgan ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die KI-gestützte Belegerfassung erzeugt automatisierte, unverbindliche Vorschläge; ihre Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit, einschließlich der zugeordneten Steuercodes und der erzeugten Zahlungsdateien, werden nicht zugesichert. Maßgeblich ist stets der Originalbeleg. Sämtliche Ergebnisse sind vor ihrer Verwendung vom Kunden bzw. dessen Steuerberater eigenverantwortlich zu prüfen und freizugeben. Die inhaltliche Richtigkeit der Buchungen sowie die Ausführung der Zahlungen im Online-Banking verantwortet der Kunde.
Faire Nutzung und Seitenkontingent: Die automatisierte Belegerfassung erfolgt über einen externen, nach Seitenmenge abrechnenden Dienst. Die Verarbeitung unterliegt daher angemessenen Nutzungsgrenzen je Organisation und Zeitraum. Maßgebliche Bezugsgröße ist die Anzahl der maschinell verarbeiteten Seiten, da ein Beleg aus mehreren Seiten bestehen kann. Die je Tarif enthaltene Höchstmenge maschinell verarbeiteter Seiten je Kalendermonat und Organisation wird im Bestellvorgang sowie in der Anwendung unter Einstellungen ausgewiesen; für die kostenlose Testphase gilt die dort ausgewiesene, geringere Höchstmenge. Das Kontingent wird zu Beginn jedes Kalendermonats zurückgesetzt. Die ausgewiesene Menge ist eine Obergrenze und keine zugesicherte Mindestmenge; ein Anspruch auf Verarbeitung der ausgewiesenen Seitenzahl oder auf eine bestimmte verfügbare Menge besteht nicht. Tilgan kann die Grenzen nach Maßgabe der AGB (Ziffer 2.6 und 10) anpassen; die jeweils geltende Grenze wird in der Anwendung ausgewiesen. Zusätzlich gelten eine höchstzulässige Verarbeitungsrate sowie Grenzen für eingehende E-Mails. Wird die Grenze erreicht, werden darüber hinausgehende Belege nicht automatisch verarbeitet; sie werden jedoch weiterhin gespeichert und zur manuellen Erfassung bereitgestellt, und der Kunde wird darüber in der Anwendung informiert, sodass eingehende Rechnungen nicht unbemerkt verloren gehen. Bei Überschreitung oder bei missbräuchlicher Nutzung kann die Verarbeitung gedrosselt, ausgesetzt oder zurückgewiesen werden. Der Abruf und Export bereits vorhandener Daten bleibt davon unberührt (AGB Ziffer 2.6, 6.5, 7c und 7a).
6. Datenexport und Wechsel
Der Kunde kann die von ihm eingebrachten Daten sowie die in der Anwendung erzeugten Buchungs- und Belegdaten jederzeit während der Vertragslaufzeit und nach Maßgabe der AGB (Ziffer 7a) auch nach Vertragsende in strukturierten, maschinenlesbaren offenen Formaten exportieren. Bereitgestellt werden insbesondere CSV-Exporte sowie die erzeugten SEPA- (pain.001) und BMD-Dateien. Ein bestimmter Funktionsumfang des Exports oder die Eignung für ein bestimmtes Zielsystem wird nicht zugesichert. Änderung und Einstellung: Der beschriebene Funktionsumfang gibt den derzeitigen Stand wieder. Tilgan ist berechtigt, Funktionen weiterzuentwickeln, zu ändern, zu ersetzen oder einzustellen; es gelten die Ziffern 2.3, 7.4 und 7.5 der AGB.
7. Abonnement und Abrechnung
Die Nutzung von Tilgan erfolgt im Rahmen eines kostenpflichtigen Abonnements. Der Vertrag beginnt mit einer kostenlosen Probephase von vierzehn (14) Tagen, für die kein Zahlungsmittel zu hinterlegen ist und für die kein Entgelt anfällt. Die Probephase wandelt sich nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement um. Nach ihrem Ablauf endet der Zugang, bis Sie ein Abonnement abschließen; erst dann entsteht eine Zahlungspflicht. Schließen Sie bereits während der Probephase ein Abonnement ab, so bleibt die Probephase entgeltfrei und die erste Abbuchung erfolgt nach ihrem Ablauf. Preise, Umsatzsteuer, Zahlungsmittel, Laufzeit und Kündigung richten sich nach den Ziffern 6 und 7 der AGB. Hinweis zur eigenen Abonnement-Rechnung: Ihre bezahlte Tilgan-Abonnement-Rechnung wird zur Nachvollziehbarkeit automatisch als bereits bezahlter Eingangsbeleg in Ihren eigenen Posteingang eingestellt (Lieferant Tilgan). Dieser Beleg ist als bereits bezahlt gekennzeichnet und wird deshalb von Ihrem eigenen SEPA-Zahlungslauf ausgenommen, sodass es zu keiner Doppelzahlung kommt.